Wie funktioniert ein Mailbot?
Mailbots (E-Mail-Bots) automatisieren die Bearbeitung eingehender E-Mails mithilfe von NLP und KI. Sie lesen Nachrichten, verstehen den Inhalt, erkennen das Anliegen (z. B. Rechnung, Kündigung, Störung, Adressänderung) und lösen anschließend passende Aktionen aus: von der automatischen Antwort bis zur Übergabe an das richtige Team inklusive sauberer Klassifizierung und Priorisierung. Im Unterschied zu Chatbots sind E-Mails oft länger, unstrukturierter und enthalten Anhänge oder mehrere Themen in einer Nachricht. Ein guter Mailbot kann daher nicht nur „antworten“, sondern auch Informationen extrahieren (Kundennummer, Vertragsdaten, Zählerstand), Dokumente/Anhänge zuordnen und Prozesse in angebundenen Systemen anstoßen (z. B. Ticketing, CRM, ERP).
Typischer Ablauf einer automatisierten Mailbearbeitung
Typische Use Cases für Mailbots
Klassifizierung & Routing: Mails automatisch Kategorien zuordnen und an die richtige Stelle weiterleiten
Auto-Antworten auf Standardanfragen: z. B. Zahlungsfristen, Vertragsunterlagen, Statusfragen
Kündigungen & Vertragsänderungen: strukturiert erfassen, bestätigen, Folgeschritte anstoßen
Störungsmeldungen: aufnehmen, priorisieren, Ticket erstellen und eskalieren
Rechnungs- und Mahnfragen: Anliegen erkennen, Informationen bereitstellen, Daten abgleichen
Dokumenten-Handling: Anhänge (PDFs, Formulare) erkennen, zuordnen, Prozesse starten
Datenerfassung: z. B. Adressänderungen oder Zählerstände aus E-Mails extrahieren
In welchem Sektor sind Mailbots zukunftsfähig?
In nahezu allen Branchen – besonders dort, wo hohe E-Mail-Volumes anfallen und viele Anliegen wiederkehrend sind: Energie, Telekommunikation, Versicherungen, Handel, Logistik, öffentliche Verwaltung und B2B-Serviceorganisationen.
Welche Vorteile bieten Mailbots für Unternehmen?
Mailbots reduzieren Bearbeitungszeiten deutlich: Sie sortieren und priorisieren E-Mails automatisch, entlasten Teams von Routinearbeit und sorgen für schnellere Reaktionszeiten – auch außerhalb von Öffnungszeiten. Gleichzeitig steigt die Qualität, weil Anliegen konsistent erfasst und sauber an Prozesse angebunden werden (z. B. Ticketing/CRM). So sinken Kosten, die Kundenzufriedenheit steigt, und die E-Mail-Kommunikation wird skalierbar – selbst bei Peaks.
Warum Aristech für Ihren Mailbot?
Aristech bietet eine DSGVO-konforme Mailbot-Lösung auf Basis einer eigenen Plattform – mit in Deutschland entwickelten KI- und NLP-Komponenten und flexiblen Hosting-Optionen. Unsere Systeme können dort betrieben werden, wo es für Sie am besten passt (z. B. on-premise, Private Cloud oder Rechenzentrum Ihrer Wahl) und sind omnichannel erweiterbar, sodass Voice-, Chat- und Mail-Automatisierung zusammen gedacht werden können. Von der Konzeption über die Systemanbindung bis zum Rollout begleiten wir Sie mit Beratung, Best Practices und technischem Know-how. DSGVO-Konformität ist hierbei besonders wichtig, weil E-Mails häufig personenbezogene Daten und sensible Inhalte enthalten – ein datenschutzsicheres Setup schützt Ihre Kund:innen, minimiert Compliance-Risiken und stärkt nachhaltig das Vertrauen.
In diesem Kurzvideo zeigen wir, wie ein Mailbot funktioniert: Er liest eingehende E-Mails, erkennt das Anliegen mit KI (NLP), extrahiert wichtige Infos und erstellt automatisch Tickets oder Antworten.